Descobrir que o seu CNPJ está inapto pode gerar uma série de dúvidas: O que significa isso? Como resolver? Posso dar baixa mesmo assim?
Se você está nessa situação, saiba que o CNPJ inapto não desaparece sozinho. Ele continua ativo na Receita Federal até que seja feita a baixa oficial. O problema é que, enquanto permanecer nessa condição, pode trazer complicações para a empresa e até para os sócios.
Neste guia atualizado para 2025, você vai aprender:
- Como funciona o status “CNPJ inapto” na Receita Federal;
- Como consultar a situação cadastral da sua empresa online;
- Quais documentos são necessários para a baixa;
- O passo a passo para solicitar o encerramento de forma correta;
- Erros comuns que impedem o processo;
- Quando vale a pena regularizar e quando é melhor dar baixa direta.
1. O Que é um CNPJ Inapto na Receita Federal?
A Receita Federal considera um CNPJ inapto quando a empresa deixa de cumprir obrigações fiscais ou apresenta irregularidades.
Segundo a Instrução Normativa RFB nº 1863/2018, as situações mais comuns que levam à inaptidão são:
- Omissão de declarações por dois anos consecutivos (DCTF, DEFIS, ECF, SPED, DIRF etc.);
- Irregularidades cadastrais (dados incorretos ou inconsistentes);
- Atividades inexistentes ou fraudulentas.
Ou seja, o CNPJ inapto é um “alerta vermelho” da Receita Federal de que aquela empresa não está cumprindo com seus deveres legais.
2. Como Consultar a Situação Cadastral do CNPJ?
Antes de solicitar a baixa, o primeiro passo é saber exatamente qual é a situação da sua empresa.
A consulta pode ser feita gratuitamente no site da Receita Federal.
Passo a passo para consultar:
- Acesse: Consulta Situação Cadastral CNPJ – Receita Federal.
- Digite o número completo do CNPJ.
- Informe o código de verificação.
- Clique em Consultar.
O sistema vai gerar o Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral, que mostra o status da empresa:
- Ativo
- Suspenso
- Inapto
- Baixado
Detalhes importantes da consulta:
- Caso esteja “Inapto”, o comprovante indicará também o motivo (ex.: omissão de declarações).
- Esse documento pode ser solicitado em processos de baixa e deve ser guardado.
3. Diferença Entre CNPJ Inapto e Baixado
Muitos empresários acreditam que, quando a empresa está inapta, significa que ela foi encerrada. Isso é um erro.
- CNPJ Inapto: a empresa ainda existe legalmente, mas está irregular perante a Receita.
- CNPJ Baixado: a empresa foi encerrada oficialmente e não pode mais realizar atividades.
👉 Ou seja: inapto não é baixa automática. É necessário seguir um procedimento formal para encerrar definitivamente a empresa.
4. Documentos Necessários para Solicitar a Baixa
Para dar baixa em um CNPJ inapto, você precisa reunir alguns documentos básicos. A lista pode variar de acordo com o tipo jurídico da empresa e o estado onde está registrada.
Documentos comuns:
- Contrato Social ou Requerimento de Empresário;
- Distrato Social (no caso de sociedades limitadas);
- Documento de Identidade e CPF dos sócios;
- Ficha cadastral da empresa (se houver inscrição estadual/municipal);
- Certidões negativas (em alguns casos solicitadas pela Junta Comercial).
Dica: em São Paulo, por exemplo, a JUCESP permite o envio digital de documentos, facilitando o processo.
5. Passo a Passo para Solicitar a Baixa de um CNPJ Inapto
Agora vamos ao que interessa: o procedimento para dar baixa de forma correta.
Passo 1 – Reunir Documentos
Tenha em mãos todos os documentos da empresa e dos sócios.
Passo 2 – Distrato Social (quando aplicável)
- Para sociedades, é necessário formalizar o distrato social, documento que define como será feita a divisão dos bens e responsabilidades.
- Para empresário individual, basta o Requerimento de Empresário.
Passo 3 – Registro na Junta Comercial
- Protocole o distrato ou o pedido de baixa na Junta Comercial do estado.
- Pague as taxas correspondentes.
Passo 4 – Baixa nas Inscrições Municipais e Estaduais
- Se a empresa tiver inscrição municipal (ISS, TFE, alvará), precisa dar baixa na prefeitura.
- Se tiver inscrição estadual (ICMS), precisa dar baixa na Secretaria da Fazenda.
Passo 5 – Comunicação Automática à Receita Federal
- Após a Junta Comercial aprovar o processo, ela comunica a Receita Federal.
- O CNPJ é baixado oficialmente no cadastro da Receita.
Passo 6 – Comprovante de Baixa
- Acesse novamente o site da Receita e emita o comprovante com status “Baixado”.
6. Erros Comuns ao Solicitar a Baixa de CNPJ Inapto
- Acreditar que dívidas impedem a baixa – não impedem, apenas migram para os sócios.
- Não encerrar inscrição na prefeitura – isso pode gerar cobranças futuras.
- Distrato social incompleto – documento incorreto gera indeferimento na Junta.
- Deixar declarações em aberto – em alguns casos, é preciso entregar para conseguir encerrar.
- Não guardar o comprovante de baixa – ele é a única prova oficial do encerramento.
7. Regularizar ou Baixar Diretamente? Qual é Melhor?
A decisão depende da estratégia de cada empresário.
- Regularizar antes da baixa:
- Evita problemas futuros no CPF.
- Indicado para quem quer abrir nova empresa em breve.
- Baixar diretamente:
- Mais rápido e menos burocrático.
- Dívidas fiscais vão para o CPF, mas a empresa deixa de existir.
8. Custos Envolvidos no Processo de Baixa
- Taxa da Junta Comercial: varia de estado para estado (em SP gira em torno de R$ 60 a R$ 100).
- Honorários contábeis: dependem da complexidade do caso.
- Pendências fiscais: multas ou guias em atraso podem aumentar os custos.
Em muitos casos, o gasto com um contador especializado compensa, pois evita retrabalho e indeferimentos.
9. Como Evitar que o CNPJ Fique Inapto Novamente
Se você pretende abrir outra empresa no futuro, vale seguir essas boas práticas:
- Entregar as declarações obrigatórias mesmo sem movimento;
- Monitorar prazos fiscais com ajuda de sistemas de gestão contábil;
- Conferir a situação cadastral do CNPJ periodicamente no site da Receita;
- Contar com apoio de uma contabilidade online especializada.
10. Conclusão: O Caminho Mais Seguro
Dar baixa em um CNPJ inapto exige cuidado e conhecimento das regras da Receita Federal. O processo envolve: consulta da situação cadastral, preparação de documentos, registro na Junta Comercial e encerramento nas esferas municipal e estadual.
O mais importante é entender que CNPJ inapto não desaparece sozinho. Se você não solicitar a baixa, ele continuará gerando problemas para a empresa e para os sócios.
Se deseja encerrar a sua empresa de forma rápida, segura e sem complicações, a melhor escolha é contar com apoio de especialistas. O time da Contador de Sucesso pode cuidar de todo o processo de baixa para você, garantindo que tudo seja feito dentro da lei e sem riscos futuros.
👉 Não adie a decisão. Quanto mais tempo o CNPJ permanecer inapto, maiores os problemas para os sócios. Faça a baixa oficial e fique em paz com a Receita Federal.
