Encerrar uma empresa pode parecer tão burocrático quanto abrir uma. Em 2025, o processo de baixa de CNPJ continua exigindo atenção a detalhes, documentos e prazos — mas a boa notícia é que, seguindo o passo a passo correto, você pode evitar dores de cabeça, multas e pendências futuras.
Neste guia completo, você vai aprender:
- O que significa dar baixa em um CNPJ.
- Quais documentos e obrigações devem ser resolvidos antes.
- Como funciona o processo na Junta Comercial, Receita Federal e Prefeitura.
- Custos e prazos em 2025.
- Erros mais comuns e como evitá-los.
- O que acontece com dívidas e responsabilidades depois da baixa.
Se você decidiu encerrar sua empresa e começar uma nova fase, este é o conteúdo definitivo que vai te ajudar.
1. O que significa dar baixa no CNPJ
Muitos empresários acreditam que basta parar de emitir notas fiscais ou deixar de pagar impostos para “fechar a empresa”. Na prática, isso não encerra o negócio — e pode gerar ainda mais problemas.
Dar baixa no CNPJ significa formalizar o encerramento da empresa junto à Receita Federal, Junta Comercial, Prefeitura e, se necessário, outros órgãos reguladores. Somente depois desse processo concluído é que a empresa deixa de existir legalmente.
Existem dois cenários possíveis:
- Suspender atividades temporariamente: a empresa continua ativa, mas sem movimentação. Ainda assim, é preciso entregar declarações de inatividade e manter obrigações acessórias.
- Encerrar definitivamente: baixa formal do CNPJ, encerrando todas as obrigações tributárias e trabalhistas.
No segundo caso, é indispensável seguir o rito oficial para que o encerramento seja reconhecido e você fique livre de problemas futuros.
2. Documentos e pré-requisitos antes de iniciar
Antes de protocolar o pedido de baixa, é fundamental organizar algumas pendências. Em 2025, a Receita Federal e as Juntas Comerciais exigem regularidade fiscal e societária.
Checklist inicial:
- Distrato social (para sociedades) ou requerimento de empresário (para EI).
- Certidões negativas de débitos (federal, estadual e municipal).
- Folha de pagamento encerrada e rescisões trabalhistas devidamente pagas.
- Guias de impostos quitadas (ISS, ICMS, tributos federais).
- Declarações em dia, como DCTF, DEFIS, SPED, GFIP etc.
- Notas fiscais eletrônicas canceladas ou devidamente transmitidas.
👉 Se algum desses itens estiver pendente, a baixa pode ser indeferida.
3. Passo a passo para baixar CNPJ em 2025
Agora que você já entende os pré-requisitos, vamos ao processo prático.
1. Junta Comercial
O primeiro passo é protocolar o ato de extinção da empresa:
- Sociedades: apresentar o distrato social assinado pelos sócios.
- Empresário Individual: preencher o Requerimento de Empresário.
- EIRELI: declaração de extinção.
Após análise, a Junta Comercial emite o deferimento do arquivamento.
2. Receita Federal – DBE
Com o ato arquivado, é hora de solicitar a baixa do CNPJ na Receita Federal. Isso é feito pelo Coletor Nacional (DBE – Documento Básico de Entrada).
Etapas:
- Preencher o DBE no site da Receita.
- Informar o número do ato registrado na Junta Comercial.
- Protocolar o pedido e acompanhar a análise.
Quando deferido, o CNPJ passa ao status baixado.
3. Prefeitura Municipal
Se sua empresa possui inscrição municipal e paga ISS, é obrigatório solicitar a baixa do alvará de funcionamento.
- Entregar requerimento junto à Secretaria da Fazenda ou Finanças.
- Quitar eventuais taxas e ISS em aberto.
- Encerrar o cadastro no sistema de notas fiscais eletrônicas.
4. Outros órgãos específicos
Algumas atividades precisam dar baixa também em órgãos reguladores, como:
- ANVISA – para farmácias, clínicas, laboratórios.
- CREA/CAU – para engenheiros e arquitetos.
- CRM/CRN/CRP – para médicos, nutricionistas, psicólogos.
5. Confirmação da baixa
Após a conclusão, é possível consultar a situação da empresa no site da Receita Federal. O CNPJ aparecerá com a situação baixada.
4. Prazos e custos em 2025
Uma das dúvidas mais comuns é: quanto custa baixar um CNPJ?
- MEI: a baixa é gratuita e feita online pelo Portal do Empreendedor.
- ME e EPP: custam taxas da Junta Comercial (variando por estado, média de R$ 100 a R$ 300).
- Honorários contábeis: variam de R$ 800 a R$ 2.500, dependendo da complexidade.
- Outros custos: certidões, taxas municipais, pendências de impostos.
Quanto ao prazo, o processo pode levar de 30 a 90 dias, dependendo da agilidade dos órgãos e da existência (ou não) de pendências.
5. Principais erros ao encerrar uma empresa
Muitos empresários têm o pedido de baixa indeferido por erros básicos. Eis os mais comuns:
- Não regularizar débitos fiscais antes de protocolar a baixa.
- Esquecer de dar baixa no alvará municipal.
- Deixar declarações finais em aberto (como DEFIS ou DCTF de extinção).
- Não encerrar vínculos trabalhistas corretamente.
- Acreditar que apenas a Receita Federal encerra a empresa (quando também é preciso passar pela Junta e Prefeitura).
6. O que acontece após a baixa do CNPJ
Encerrar a empresa não significa apagar seu histórico. Mesmo após a baixa:
- Os sócios continuam responsáveis por dívidas anteriores.
- A empresa pode ser executada judicialmente por débitos fiscais.
- Documentos fiscais e contábeis devem ser guardados por 5 anos.
- É preciso transmitir declarações finais de encerramento.
7. Como um contador pode facilitar esse processo
Embora seja possível dar baixa sozinho, o processo é cheio de detalhes técnicos. Um contador especializado garante:
- Verificação de pendências e regularização prévia.
- Elaboração correta do distrato social ou requerimento de empresário.
- Preenchimento do DBE sem erros.
- Agilidade na comunicação com Junta, Receita e Prefeitura.
- Economia de tempo e prevenção de indeferimentos.
Se você quer tranquilidade, o ideal é contar com um especialista.
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8. Conclusão
Dar baixa em um CNPJ em 2025 exige planejamento, organização de documentos e atenção a detalhes legais. Quem segue o passo a passo correto evita multas, pendências e garante um encerramento tranquilo.
Encerrar uma empresa também é uma oportunidade de recomeço: fechar um ciclo para abrir espaço para novas ideias, novos projetos e novas chances de sucesso.
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