Encerrar uma empresa é uma decisão importante, que exige atenção aos detalhes burocráticos e legais. Muitos empresários acreditam que basta “parar de emitir notas fiscais” para dar baixa no CNPJ, mas a realidade é bem diferente. Em 2025, a Receita Federal, a Junta Comercial e as Prefeituras estão cada vez mais rigorosas, e qualquer descuido pode gerar multas, pendências e processos indeferidos.
Neste guia, você vai aprender:
- Quais são os erros mais comuns cometidos ao encerrar empresas.
- Como cada um deles pode afetar o processo de baixa.
- Passos práticos para evitar problemas.
- O papel do contador no encerramento empresarial.
Se você está planejando encerrar sua empresa em 2025, este conteúdo vai evitar que você caia nas armadilhas que atrasam e encarecem o processo.
1. Não regularizar débitos tributários antes da baixa
Um dos erros mais recorrentes é tentar encerrar a empresa sem quitar os tributos em aberto.
O que acontece
- A Receita Federal e as Prefeituras consultam pendências antes de deferir a baixa.
- Débitos de ISS, ICMS, IRPJ, CSLL, PIS ou Cofins impedem o processo.
- Mesmo que a baixa seja concluída, os débitos continuam existindo e podem ser cobrados posteriormente.
Como evitar
- Solicite todas as certidões negativas (federal, estadual e municipal).
- Regularize pendências via parcelamento ou pagamento à vista.
- Garanta que o histórico tributário esteja limpo antes de protocolar o pedido.
2. Esquecer de encerrar o alvará de funcionamento
Muitos empresários encerram o CNPJ na Receita, mas esquecem de dar baixa no alvará municipal.
O que acontece
- O cadastro da empresa continua ativo na Prefeitura.
- ISS e taxas municipais continuam sendo geradas, mesmo sem atividades.
- O empresário pode receber cobranças anos depois.
Como evitar
- Solicite a baixa do alvará junto à Secretaria de Finanças da sua cidade.
- Quite eventuais taxas em aberto.
- Peça um comprovante oficial de baixa da inscrição municipal.
3. Não transmitir as declarações finais de encerramento
Outro erro muito comum é esquecer que, mesmo no encerramento, ainda existem obrigações acessórias.
Exemplos:
- DEFIS (para empresas do Simples Nacional).
- DCTF (para empresas do Lucro Presumido ou Real).
- SPED (em casos específicos).
O que acontece
- A Receita Federal aplica multas por omissão.
- O CNPJ pode não ser baixado até que a situação seja regularizada.
Como evitar
- Entregue todas as declarações obrigatórias até a data de extinção.
- Solicite ao contador um balanço de encerramento.
- Arquive recibos e comprovantes por pelo menos 5 anos.
4. Não encerrar vínculos trabalhistas corretamente
Empresas com funcionários precisam encerrar contratos de trabalho antes da baixa.
O que acontece
- Se os vínculos não forem encerrados no eSocial, o sistema não permite a extinção da empresa.
- Ex-funcionários podem acionar a Justiça do Trabalho.
- Multas pesadas são aplicadas pelo descumprimento da CLT.
Como evitar
- Pague corretamente todas as verbas rescisórias.
- Encerre vínculos no eSocial e FGTS Digital.
- Emita e entregue guias rescisórias dentro dos prazos legais.
5. Acreditar que apenas a Receita Federal encerra a empresa
Muitos acreditam que basta dar baixa no CNPJ na Receita Federal. Esse é um erro clássico.
O que acontece
- Mesmo com o CNPJ baixado, a empresa continua ativa na Junta Comercial ou no Cartório de Registro Civil.
- Também pode permanecer ativa no cadastro municipal.
- O empresário acumula obrigações em instâncias diferentes.
Como evitar
- Realize o processo completo: Junta Comercial + Receita Federal + Prefeitura.
- Se aplicável, inclua baixa em órgãos de classe (CREA, CRM, CRN etc.).
- Solicite comprovantes em todas as esferas.
6. Não arquivar documentos após a baixa
Depois que a baixa é concluída, muitos empresários acreditam que podem descartar documentos fiscais e contábeis.
O que acontece
- A Receita Federal pode exigir documentos por até 5 anos após a baixa.
- Empresas sem documentação podem ter dificuldades em fiscalizações ou processos trabalhistas.
Como evitar
- Arquive contratos, notas fiscais, guias e declarações.
- Guarde em formato digital e físico.
- Organize por pelo menos 5 anos após a data da baixa.
7. Tentar encerrar sem apoio contábil
Embora seja possível encerrar sozinho, a complexidade das etapas costuma gerar retrabalho.
O que acontece
- DBEs preenchidos incorretamente são indeferidos.
- Distratos sociais mal elaborados não são aceitos pela Junta Comercial.
- O processo se arrasta por meses.
Como evitar
- Conte com um contador experiente em encerramento empresarial.
- Tenha suporte para documentos, prazos e protocolos.
- Reduza custos com erros e retrabalho.
8. Outras armadilhas comuns
Além dos erros principais, existem outros deslizes que podem gerar problemas:
- Cancelar CNPJ mas esquecer inscrição estadual (empresas de comércio).
- Não encerrar cadastros em órgãos como Vigilância Sanitária ou ANVISA.
- Ignorar dívidas bancárias ou protestos vinculados ao CNPJ.
- Baixar o CNPJ sem comunicar clientes e fornecedores, deixando contratos em aberto.
9. Como evitar todos esses erros
A fórmula para encerrar uma empresa sem complicações é simples:
- Faça um checklist completo de todas as obrigações.
- Regularize pendências tributárias, trabalhistas e municipais.
- Solicite comprovantes de baixa em todos os órgãos.
- Guarde documentação por 5 anos.
- Conte com o apoio de um contador especializado.
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10. Conclusão
Encerrar uma empresa é um processo burocrático, mas cheio de armadilhas que podem custar caro se não forem observadas. Em 2025, com sistemas cada vez mais integrados, é praticamente impossível dar baixa “pela metade” sem ser identificado depois.
Os erros mais comuns — como não regularizar débitos, esquecer do alvará municipal ou não entregar declarações finais — podem ser evitados com planejamento e orientação profissional.
Se você está prestes a encerrar sua empresa, evite complicações: siga o passo a passo correto e conte com um contador de confiança. Assim, você garante tranquilidade para fechar esse ciclo e abrir espaço para novos projetos.
