Encerrar uma empresa não é apenas parar de operar. Quando uma empresa deixa de funcionar, mas continua ativa no cadastro da Receita Federal, isso pode trazer sérias consequências legais, fiscais e financeiras para o empreendedor. Por isso, entender como fazer a baixa de CNPJ de forma correta e segura é essencial.
Neste artigo, vamos te mostrar por que a baixa de CNPJ é tão importante, quais são os passos para realizar esse processo em 2025, os documentos necessários, os erros mais comuns e como evitar dores de cabeça com órgãos como Receita Federal, Prefeitura e Junta Comercial.
Se a sua empresa está inativa, continue lendo até o fim. Você vai descobrir como se proteger de pendências e custos desnecessários, e ainda como fazer todo o processo de forma rápida e sem complicação com a ajuda de contabilidade online especializada.
1. O que é baixa de CNPJ e quando ela é necessária?
A baixa de CNPJ é o procedimento legal de encerramento de uma empresa perante os órgãos públicos, como:
- Receita Federal
- Junta Comercial
- Prefeitura (cadastro municipal)
- Secretaria da Fazenda (estadual, se for o caso)
Ou seja, encerrar um CNPJ vai muito além de parar de emitir nota fiscal. A empresa continua existindo legalmente enquanto não for dada a baixa nos órgãos competentes.
Quando a baixa é necessária?
- Quando a empresa encerrou as atividades e não pretende mais funcionar;
- Quando há dívidas acumuladas e a operação se tornou inviável;
- Em casos de falência, dissolução societária ou mudanças de estrutura jurídica;
- Quando o empresário deseja se formalizar de outra forma (ex: migrar de MEI para ME ou vice-versa).
2. Riscos de manter um CNPJ inativo sem dar baixa
É comum ver empresas que simplesmente param de emitir nota fiscal e acham que isso é suficiente para encerrar as atividades. Esse é um erro gravíssimo. Veja os riscos:
⚠️ Multas e débitos tributários
Mesmo sem movimentação, sua empresa continua obrigada a enviar declarações fiscais como:
- DASN-SIMEI (MEI)
- DEFIS (Simples Nacional)
- DCTF, ECF (lucro presumido ou real)
A ausência dessas obrigações gera multas automáticas, que se acumulam com o tempo.
⚠️ Bloqueio do CPF dos sócios
Se o CNPJ acumula pendências, os sócios podem ser responsabilizados e ter:
- Dificuldade para abrir outras empresas
- Problemas com a Receita Federal
- Restrições em financiamentos e crédito bancário
⚠️ Inscrição em dívida ativa
Débitos não pagos podem ser inscritos na dívida ativa da União, gerando cobranças judiciais.
3. Etapas para dar baixa em um CNPJ em 2025
O processo envolve vários órgãos e etapas, que variam de acordo com o porte da empresa e sua localização. Vamos usar como exemplo o estado de São Paulo:
Passo 1: Verifique pendências
Antes de iniciar a baixa:
- Consulte débitos de impostos (DAS, ISS, ICMS)
- Verifique se há obrigações acessórias pendentes
- Regularize a situação fiscal
Passo 2: Baixa na Junta Comercial (JUCESP)
Você precisará:
- Elaborar o distrato social (para empresas com sócios)
- Preencher o requerimento de empresário (empresa individual)
- Protocolar na Junta Comercial (presencialmente ou via GOV.BR)
Passo 3: Encerramento do cadastro municipal
No caso de São Paulo (Prefeitura SP), é necessário:
- Acessar o site da Prefeitura
- Solicitar a baixa no CCM (Cadastro de Contribuintes Mobiliários)
- Apresentar os documentos exigidos
Passo 4: Solicitar baixa na Receita Federal
Via sistema Coleta Web, no site do gov.br:
- Preencher o DBE (Documento Básico de Entrada)
- Apresentar os documentos exigidos
- Após aprovação, o CNPJ é oficialmente cancelado
4. Documentos necessários para a baixa
A lista pode variar conforme o município, mas geralmente inclui:
- Contrato social ou requerimento de empresário
- Distrato social assinado (quando aplicável)
- Protocolo da Junta Comercial
- Documento de identidade dos sócios
- Comprovante de endereço
- Comprovantes de regularidade fiscal
- Certificado digital e-CNPJ ou e-CPF (A1 ou A3)
💡 Dica: O certificado digital A1 do responsável é obrigatório em muitas cidades para assinar os requerimentos online.
5. Quanto custa encerrar uma empresa?
O custo da baixa de CNPJ pode variar, mas envolve:
| Tipo de Custo | Valor Estimado |
|---|---|
| Taxas da Junta Comercial | R$ 90 a R$ 250 |
| Certidão de encerramento (opcional) | R$ 40 a R$ 60 |
| Honorários contábeis (se houver) | R$ 300 a R$ 600 |
| Certificado digital (caso necessário) | R$ 180 a R$ 250 |
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6. Erros mais comuns ao tentar dar baixa no CNPJ
❌ Achar que só deixar de emitir nota encerra a empresa
Mesmo sem nota fiscal, sua empresa continua gerando obrigações.
❌ Não pagar os impostos antes de encerrar
A baixa só é permitida se a empresa estiver com a situação regular.
❌ Esquecer do cadastro municipal
Muitos empresários encerram apenas na Receita Federal e esquecem da Prefeitura.
❌ Tentar fazer tudo sem ajuda contábil
A burocracia é grande. Um erro pode atrasar o processo ou gerar multas.
7. Vale a pena fazer a baixa com um contador online?
Sim, vale — e muito. Um contador online especializado pode:
- Realizar todos os trâmites junto aos órgãos públicos
- Evitar erros que causariam indeferimento
- Acompanhar o processo até o fim
- Gerar economia de tempo, dinheiro e estresse
O serviço é totalmente remoto, via certificado digital. Em poucos dias sua empresa pode estar baixada com segurança.
8. E se minha empresa tiver dívidas? Posso dar baixa mesmo assim?
Depende. Você pode iniciar o processo, mas:
- Precisa quitar os débitos ou parcelar
- A baixa pode ser indeferida se houver pendências em aberto
- Em alguns casos é possível encerrar, mas o CPF dos sócios ficará responsável pelas dívidas
9. Quanto tempo leva para dar baixa no CNPJ?
O tempo médio para encerramento completo, considerando todos os órgãos, é:
- MEI: até 3 dias úteis
- ME e EPP: entre 7 e 15 dias úteis
- Com débitos ou irregularidades: pode levar meses
10. Conclusão: Não deixe seu CNPJ ativo sem necessidade
Se a sua empresa não está mais operando, dar baixa no CNPJ é a melhor decisão para evitar problemas fiscais, prejuízos futuros e dores de cabeça com o Fisco.
Com a ajuda de um contador online, você faz todo o processo com rapidez, economia e total segurança jurídica.
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