O processo de fechamento de uma empresa envolve diversas etapas burocráticas e legais, entre elas os aspectos fiscais e trabalhistas, que são cruciais para garantir que o encerramento ocorra sem problemas futuros. A falta de regularização nessas áreas pode resultar em multas, juros acumulados e até processos judiciais, comprometendo a saúde financeira e jurídica dos sócios da empresa mesmo após o encerramento.
Este artigo aborda os principais aspectos fiscais e trabalhistas que devem ser considerados no encerramento de empresa, além de orientações sobre como proceder para evitar complicações.
1. Entendendo os Aspectos Fiscais no Encerramento de Empresas
Quando uma empresa decide encerrar suas atividades, é essencial garantir que todas as obrigações fiscais sejam quitadas e regularizadas antes de solicitar o cancelamento do CNPJ. O não cumprimento dessas obrigações pode atrasar o processo de baixa e gerar dívidas com o Fisco, que podem ser cobradas dos sócios posteriormente.
1.1. Regularização de Tributos
A primeira etapa do encerramento fiscal de uma empresa é a regularização dos tributos devidos. Isso inclui a quitação de todos os impostos federais, estaduais e municipais pendentes. Os tributos que normalmente precisam ser pagos ou regularizados incluem:
- Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ)
- Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)
- Programa de Integração Social (PIS)
- Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS)
- Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), no caso de empresas comerciais
- Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS), no caso de prestadores de serviços
Além desses, é importante verificar se existem tributos específicos devidos conforme o regime tributário da empresa, como no caso de optantes pelo Simples Nacional. No Simples, os tributos são recolhidos em uma única guia (DAS), e é necessário verificar se todas as guias foram quitadas antes de solicitar o encerramento do CNPJ.
1.2. Declarações Fiscais Pendentes
Outro ponto crucial para o encerramento de empresa é a entrega de todas as declarações fiscais obrigatórias. Empresas que deixam de entregar as declarações podem ser penalizadas com multas e não conseguem obter a Certidão Negativa de Débitos (CND), que é essencial para a conclusão do processo de baixa.
As principais declarações que devem ser verificadas incluem:
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)
- Escrituração Contábil Digital (ECD)
- Escrituração Contábil Fiscal (ECF)
- Declaração do Simples Nacional (DASN-SIMEI), no caso de microempreendedores individuais (MEI)
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP)
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
A entrega dessas declarações, mesmo que em branco, é fundamental para comprovar que a empresa está em dia com suas obrigações fiscais e, assim, garantir que o processo de encerramento ocorra sem entraves.
1.3. Emissão de Certidões Negativas de Débito
Para que o encerramento de empresa seja efetivado, é necessário obter Certidões Negativas de Débito (CND) junto aos órgãos competentes, como a Receita Federal, a Procuradoria Geral da Fazenda Nacional (PGFN), a Prefeitura e o Estado, quando aplicável.
As principais certidões exigidas para a baixa de uma empresa incluem:
- Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União
- Certidão de Regularidade do FGTS (CRF)
- Certidão Negativa de Débitos Estaduais (se aplicável)
- Certidão Negativa de Débitos Municipais (se aplicável)
Essas certidões são a prova de que a empresa não possui pendências fiscais ou dívidas ativas e, sem elas, a Receita Federal não efetua o cancelamento do CNPJ.
2. Aspectos Trabalhistas no Encerramento de Empresas
Além das obrigações fiscais, é necessário lidar com os aspectos trabalhistas durante o processo de encerramento. Se a empresa possui funcionários, o desligamento desses colaboradores deve ser realizado de forma adequada para evitar passivos trabalhistas que possam gerar ações judiciais futuras.
2.1. Rescisão dos Contratos de Trabalho
No momento do encerramento, todos os contratos de trabalho ativos devem ser rescindidos. Isso inclui o pagamento das verbas rescisórias, que compreendem:
- Saldo de salário: pagamento referente aos dias trabalhados no mês do desligamento.
- Férias vencidas e proporcionais: pagamento de férias não gozadas e proporcionais ao período trabalhado.
- 13º salário proporcional: valor correspondente ao período trabalhado no ano de desligamento.
- Aviso prévio: dependendo da modalidade de encerramento do contrato, pode haver o pagamento do aviso prévio, que deve ser indenizado ou trabalhado.
A rescisão contratual deve ser registrada no eSocial, sistema de escrituração digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, e é preciso que todos os valores sejam pagos no prazo estipulado pela legislação, para evitar multas.
2.2. Quitação do FGTS e Multa de 40%
Além das verbas rescisórias, a empresa deve efetuar o recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) referente ao período de trabalho do funcionário. Em casos de desligamento sem justa causa, a empresa também é responsável pelo pagamento da multa de 40% sobre o saldo do FGTS depositado durante o contrato de trabalho.
O pagamento do FGTS deve ser feito até o primeiro dia útil subsequente ao desligamento. Caso a empresa não realize esse pagamento, o colaborador pode entrar com uma ação trabalhista para garantir seus direitos.
2.3. Comunicação de Desligamento no CAGED e RAIS
A empresa deve informar ao governo o desligamento de seus funcionários. Isso é feito por meio de sistemas como o CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) e a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais).
O envio da RAIS Negativa é exigido até mesmo para empresas que não possuíam funcionários, garantindo que todas as obrigações trabalhistas estão sendo cumpridas. A falta de envio dessas informações pode resultar em multas administrativas.
2.4. Negociação de Passivos Trabalhistas
Se a empresa possui passivos trabalhistas pendentes, como salários atrasados ou verbas rescisórias não pagas, é importante negociar esses valores com os colaboradores antes do encerramento da empresa. Caso contrário, a empresa poderá ser acionada judicialmente por meio de processos trabalhistas, o que pode resultar em bloqueio de bens e contas bancárias.
A negociação é uma alternativa para evitar litígios longos e custosos. Muitas vezes, os colaboradores estão dispostos a aceitar acordos amigáveis, desde que a empresa demonstre intenção de quitar as pendências de forma justa.
3. Como Superar os Desafios Fiscais e Trabalhistas no Encerramento de Empresas
Superar os desafios fiscais e trabalhistas durante o encerramento de empresa requer planejamento, organização e o auxílio de profissionais capacitados. Aqui estão algumas estratégias que podem ajudar nesse processo:
3.1. Planejamento Financeiro Antecipado
O planejamento financeiro é essencial para garantir que a empresa tenha recursos suficientes para quitar suas obrigações fiscais e trabalhistas no momento do encerramento. O empresário deve fazer um levantamento de todas as pendências, incluindo impostos, taxas e salários a serem pagos, e reservar o capital necessário para regularizar essas questões.
3.2. Consultoria Contábil Especializada
Contar com uma assessoria contábil é fundamental para garantir que todas as etapas burocráticas sejam cumpridas corretamente. O contador é responsável por verificar as pendências fiscais, emitir guias de pagamento e orientar o empresário sobre o melhor caminho a seguir para regularizar a empresa.
Além disso, o contador pode auxiliar na entrega das declarações fiscais obrigatórias e na obtenção das Certidões Negativas de Débito, essenciais para a baixa do CNPJ.
3.3. Acompanhamento Jurídico Trabalhista
No âmbito trabalhista, o acompanhamento de um advogado especializado pode ser decisivo para evitar problemas futuros. O advogado pode orientar a empresa sobre a rescisão dos contratos de trabalho, garantir que todas as verbas rescisórias sejam pagas corretamente e, em caso de passivos trabalhistas, atuar na negociação com os colaboradores.
Essa assistência jurídica é especialmente importante para evitar ações trabalhistas após o encerramento da empresa, o que pode comprometer o patrimônio dos sócios.
3.4. Documentação Organizada
Manter uma boa organização da documentação da empresa é essencial durante o processo de encerramento de empresa. Isso inclui notas fiscais, registros contábeis, contratos de trabalho, guias de pagamento de impostos e outros documentos fiscais e trabalhistas.
A organização facilita a entrega das declarações obrigatórias e a emissão das certidões negativas, além de garantir que a empresa não tenha pendências não identificadas.
Conclusão
O encerramento de empresa é um processo que envolve uma série de aspectos fiscais e trabalhistas, e o sucesso desse processo depende da regularização de todas as pendências antes de solicitar a baixa do CNPJ. Com planejamento, organização e a ajuda de profissionais especializados, é possível superar os desafios fiscais e trabalhistas e encerrar as atividades de forma correta e sem complicações futuras.
Se você está considerando encerrar sua empresa, consulte uma assessoria contábil e jurídica para garantir que todas as obrigações sejam cumpridas. Para mais informações sobre o encerramento de empresa, acesse Contador de Sucesso e obtenha suporte para realizar o processo de forma segura e eficiente.
