Encerrar uma empresa vai muito além de simplesmente parar de emitir notas fiscais. Se você não faz o processo corretamente, pode ter problemas sérios: dívidas que permanecem ativas, multas, dificuldades para abrir outro CNPJ e até protestos em cartório.
Por isso, antes de protocolar a baixa, é importante seguir um checklist bem estruturado, que garante que nenhum detalhe passe despercebido.
Este guia reúne as dicas essenciais que todo empreendedor precisa saber para dar baixa no CNPJ com tranquilidade e segurança.
📝 1. Reúna todos os documentos da empresa
Por que é importante?
Ao dar baixa, você vai precisar comprovar a regularidade e preparar as declarações finais.
✅ Documentos básicos:
- Contrato ou Requerimento de Empresário
- Últimos balanços contábeis e livro razão
- Certificados digitais e senhas de acesso ao e-CAC
- Documentos dos sócios (RG, CPF, comprovante de endereço)
✅ Documentos fiscais:
- Comprovantes de pagamento dos tributos dos últimos 5 anos
- Declarações acessórias entregues (DCTF, PGDAS-D, EFD)
- Comprovantes de entrega de GFIP/SEFIP e recolhimento do FGTS
💡 Dica extra: Organize tudo em uma pasta física e outra digital para consulta futura.
💰 2. Quite ou negocie tributos em aberto
O que muita gente não sabe:
Você não é obrigado a pagar todos os débitos antes de baixar. Mas se não regularizar, eles vão migrar para o CPF do sócio.
✅ Verifique débitos em:
- Receita Federal (Simples Nacional, IRPJ, CSLL, INSS)
- Sefaz Estadual (ICMS)
- Prefeitura (ISS, TFF, alvará)
✅ Como negociar:
- Parcelamentos do Simples Nacional podem ser feitos no Portal do Simples.
- Dívidas federais podem ser parceladas via e-CAC.
- Alguns municípios e estados têm programas de regularização.
💡 Dica extra: Antes de encerrar, avalie se é mais vantajoso parcelar como empresa ou pessoa física.
🏢 3. Baixe todas as inscrições da empresa
Encerrar só o CNPJ não basta. Você precisa cancelar todas as inscrições.
🔹 Junta Comercial:
- Registro da extinção da empresa
- Distrato social ou requerimento de baixa
🔹 Receita Federal:
- Baixa definitiva do CNPJ
🔹 Prefeitura:
- Inscrição Municipal e Alvará de Funcionamento
🔹 Sefaz Estadual (se tiver):
- Inscrição Estadual
Se não fizer isso:
🚫 As taxas fixas continuam sendo cobradas mesmo sem atividade.
🚫 Você pode ter protestos e bloqueio de certidões.
📑 4. Entregue todas as declarações de encerramento
Atenção: mesmo que sua empresa não tenha movimento, ainda assim deve entregar declarações finais.
✅ Principais obrigações:
- DCTF de extinção
- PGDAS-D de encerramento (Simples Nacional)
- EFD Contribuições (se aplicável)
- Declaração de encerramento do MEI (se for o caso)
💡 Dica extra: O prazo para envio é curto (até o último dia do mês seguinte ao evento).
🛑 5. Não se esqueça dos alvarás, licenças e contas bancárias
Para ter seu encerramento 100% concluído, você deve:
✅ Cancelar Alvará de Funcionamento na Prefeitura.
✅ Baixar licenças especiais (Vigilância Sanitária, Bombeiros, etc.).
✅ Encerrar contas bancárias em nome da empresa.
✅ Revogar o certificado digital e-CNPJ.
Por que isso importa?
Se você não encerra contas e certificados, pode ter cobranças recorrentes e uso indevido.
🗂️ 6. Elabore o Distrato Social (ME e EPP)
O Distrato Social formaliza a decisão de encerramento. Deve conter:
✅ Razão da dissolução
✅ Destino do patrimônio
✅ Definição sobre quem vai guardar livros e documentos
✅ Assinatura de todos os sócios com firma reconhecida
💡 Dica extra: Mantenha o documento arquivado por pelo menos 5 anos.
⚠️ 7. Conheça os principais erros que geram dor de cabeça
❌ Parar de emitir notas e acreditar que isso encerra a empresa
❌ Não entregar as declarações finais
❌ Não cancelar a Inscrição Municipal e Estadual
❌ Não guardar documentos contábeis e fiscais
❌ Achar que dívidas “somem” com a baixa
Resultado:
Multas, protestos, cobranças sobre o CPF dos sócios e dificuldades para abrir um novo negócio.
🏷️ 8. Checklist final para encerrar sua empresa com segurança
✅ Reuni toda a documentação da empresa
✅ Conferi débitos e negociei parcelamentos
✅ Preparei e protocolei o Distrato Social (se aplicável)
✅ Baixei CNPJ na Receita Federal
✅ Baixei Inscrição Municipal e Estadual
✅ Entreguei todas as declarações finais
✅ Cancelei alvarás, contas bancárias e certificado digital
✅ Arquivei os documentos por no mínimo 5 anos
Se tudo isso estiver ok, você pode dormir tranquilo!
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Encerrar uma empresa exige atenção e experiência. Aqui no Contador de Sucesso, fazemos tudo por você:
🔹 Diagnóstico fiscal completo
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🔹 Protocolos em Junta, Receita, Prefeitura e Sefaz
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